От коронавирус към компютърен такъв? – 6 съвета за безопасна работа от вкъщи по време на Covid-19

​1. Личен компютър или служебна машина? 

​4. Оптимален достъп до данни през терминален сървър и уеб-приложения:

Веднъж установена връзката през VPN, на дневен ред стои въпроса как служителят да има достъп до данните, от които се нуждае.
Една от възможностите е използването на т. нар. „терминален сървър„. При нея всички програми биват изпълнявани централно, като само и единствено съдържанието на екрана бива предавано към самия потребител. Централизирано управление от този тип носи своите предимства – всеки Ваш служител работи с един и същ софтуер, а така несъвместимостите са изключени. При създалата се ситуация, когато възможно повече служители трябва рязко да преминат на режим работа от вкъщи, този вариант може да се окаже труден за прилагане – терминалният сървър следва да е вече оборудван с всички необходими за целта конфигурации и софтуер, а това отнема време.

Като алтернатива на горния подход, необходимите за работа данни могат лесно да бъдат изтеглени по мрежата – локално на компютъра на всеки Ваш служител у дома и редактирани на място. Реализацията на този вариант обаче често е свързана с проблеми:

„Не се ли ползва специализиран преносим компютър, използван само и единствено в работен контекст за пренос и работа със служебна информация, лесно могат да възникнат по-нанатъшни проблеми по сигурността и защитата на данните“, казва Марко Гшайдер. „На свой ред възниква въпроса, разполага ли служителят със съответните лицензи на личния си лаптоп/десктоп, за да работи с файловете, свързани с фирмата. Необходима е и синхронизация на данните, което също може да доведе до проблеми в зависимост от техния източник„.
„Всеки, който по една или друга причина вече е мигрирал работните процеси към употребата на уеб-приложения в облачна инфраструктура има явно предимство“, разяснява Гшайдер, давайки друг вариант като пример за извършване на работа от разстояние. „Уеб-приложенията са централно адресируеми и управляеми, и затова могат лесно да се използват в браузъра от вкъщи, като на практика често се използва комбинация от посочените по-горе опции за достъп до фирмената информация„.

5. Поддържайте връзка – основна предпоставка за оптимална кооперация и сътрудничество: 

Преместим ли работния процес далеч от офиса, обменът и комуникацията между служители, и клиенти също следва да е налице. Един инструмент, който не само ви позволява бързо да взаимодействате с колеги и служители, да възлагате задачи, но и да провеждате отдалечени срещи е Microsoft Teams. Той е включен като част от платения абонаментен пакет на Office 365 Business Premium Suite от Microsoft. Поради настоящата пандемия на коронавируса обаче, продуктът е достъпен за всички потребители напълно безплатно.

В случай, че не желаете да разчитате на Microsoft, „shareIT“ е друга платформа за отдалечено сътрудничество, с която обменът на документи, задачи, срещи, информация и прочее става възможен лесно и сигурно. Съвместната и споделена редакция на документи бива осъществена чрез уеб-приложение, а достъпът до фирмената информация лесно организируем от всякъде. 

6. Улеснете достъпа до документи и тяхното намиране:

При работата с толкова много различни източници за отдалечен достъп до информация – като започнем от терминалния сървър, минем през изтегляне на работни документи от файловия сървър и стигнем до локално използваните платформи за сътрудничесто и уеб приложения в облак – всичко това прави намирането на необходимите данни не винаги особено лесно. Прибавим ли към това необичайната работна ситуация, далеч от подкрепата на колеги, изправени пред разсейване от задължения към грижа за децата, търсенето на спешно необходими данни често може да бъде стресиращо и сложно. Една ориентирана към фирмата Ви вътрешна търсачка има за цел тъкмо това – да улеснява намирането на важни за работата Ви файлове. Така, чрез централизиран уеб-интерфейс всички вътрешни източници на компанията – независимо дали са имейли, контакти, данни за проекти или документи – бързо могат да бъдат намерени чрез заявка по ключова дума и респективно представени и онагледени оптимално. Наличието на достъп до нея, както от компютър, така и от мобилни устройства от най-различен клас улеснява работата в стресови времена. 

„Дори и при нормални обстоятелства, за много наши клиенти е от голямо значение да разполагат с централизиран достъп за бързо намиране на вътрешни за фирмата документи, който да дава възможност за търсене из множество източници като файлови сървъри, имейли, уики страници, бази данни, уебсайтове и прочее„, споделя от опит Гшайдер. „По отношение на вътрешнофирмените търсачки, ние разчитаме на searchIT – собствен продукт на Iphos IT Solutions, който напълно отговаря на гореупоменатите изисквания„.