5 аргумента, защо IT аутсорсингът си струва

Всяка организация, независимо колко е голяма, се нуждае от поддръжка на компютрите, сървърите и мрежите си или по-точно всички IT компоненти, които поддържат бизнес процесите и. Често очевидното решение на този проблем е да се наеме щатен IT специалист, като в зависимост от големината на компанията и броят служители е възможно да е необходим повече от един. До тук решението изглежда просто – имате предполагаем квалифициран служител, който винаги е на разположение и можете да разчитате на него да реши всички ваши IT проблеми. Ами ако този идеален сценарий не винаги отговаря на реалността?

В следващата статия ще обсъдим най-честите проблеми при наемането на inhouse IT специалист, както и ще представим най-големите предимства на външния IT отдел. Или с други думи, ще навлезем съвсем малко по-дълбоко в темата, защо IT аутсоринга е често по-доброто решение.

1. Оптимизиране на разходите

Наемането на висококвалифициран ИТ специалист отнема време и разходи. Както при всеки един друг служител в компанията, кандидатите трябва да минат през редица интервюта, които трябва да определят не само дали техническите им знания и способности отговарят на нуждите на фирмата, но и дали ще пасват на фирмената култура. Естествено трябва да калкулираме и общите разходи за щатен служител, като данъци, осигуровки, обучения, застраховки, отпуски, бонуси и др. В края на деня обаче целият този процес не ви гарантира сигурна и ефективна поддръжка на вашите IT системи поради редица причини. Една от тях (в случай, че сте имали късмета да наемете отговорен и компетентен служител) е че, работното натоварване е прекалено голямо, особено, когато става въпрос за само един IT специалист. Решението на този проблем би било наемането на допълнителни IT служители, което обаче резултира в допълнителни разходи. От друга страна съществува и напълно обратния проблем – а именно недостатъчната натовареност на вътрешния IT отдел, при обаче постоянни месечни разходи за щатни служители.

Алтернативна и логична опция за бизнеса е наемане на външен IT отдел, който да е отговорен изцяло за софтуерната и хардуерната поддръжка в компанията с взаимоотношения стриктно регламентирани в споразумения за ниво на обслужване. Съобразено с корпоративните целите имате възможност да запазите щатен ИТ служител(и) или да се лишите напълно от него. В рамките на, известна още като абонаментна компютърна поддръжка, подобно на застраховка, получавате услугите от които се нуждаете, толкова и тогава когато се нуждаете.
Вземайки други фактори влиящи на разхода предвид, като такива за външна консултация и обурудване, по-добра калкулируемост и гъвкавост, по-висока компетентност, по-добра отчетност, управление и планиране, по-висока достъпност и много други, наемането на външен IT отдел предоставя не само по-ниски разходи но и по-високо ROI сравнено с наемането на квалифициран вътрешен IT персонал.

2. Гарантирана бърза реакция и качество при фиксирани разходи

Следващият ни аргумент произхожда от предходния. ИТ аутсорсингът позволява да се гарантира качеството на извършените услуги при фиксирани разходи – без допълнителни обучения или стимулиращи бонуси за щатен служител (мотивация и отговорност). Както спомахме вече, чрез споразумение за ниво на обслужване (т.н. SLA) се дефинират рамките на предоставяните услуги, тяхната достъпност, време за реакция и отговорностите на доставчика. Разходите са прозрачни и прогнозируеми, а очакванията от фирмата изпълнител – конкретни.

При несъответствия на резултатите за изпълнената работа съгласно очакванията на възложителя аутсорсинг компанията, предоставяща компютърна поддръжка е длъжна да отстрани пропуските за своя сметка.

3. Значително по-добра компетентност

Вече обсъдихме предимствата на изнесената компютърна поддръжка от финансова гледна точка, сега искаме да обърнем внимание на компетентността и качеството, което получавате с наемането на външна компания за компютърна поддръжка. Обикновено щатните служители работят единствено с технологиите, които се използват в сегашната им фирма и следователно поддържането на осведоменост, както и трупането на опит с нови технологии е ограничено. В случай, че компанията реши да внедри нови технологии, то тогава може да се наложи допълнително обучение или сертифициране на inhouse IT служители. Други чести проблеми на вътрешните IT отдели са недостатъчната способност за ефективно самоуправление или т.н. тунелен ефект – фиксиране върху даден инцидент, а не върху отстраняване на причината за проблема.

Специалистите работещи в IT компании, предоставящи абонаментна компютърна поддръжка, практически имат много по-широка експертиза и богат опит, индивидуално и заедно като екип. Трябва да имате нещо много важно предвид – когато ангажирате външна компания за Вашата компютърна поддръжка, вие не ангажирате само един служител, а цял един екип от експерти и компетенции – взаимозаменяеми и допълващи се.

4. Гарантирана непрекъсваемост на бизнес процесите и услугите

От съществено значение е и по-доброто управление на персонала, което IT аутсорсинга може да предложи. В случай на уволнение, напускане, болест или отпуск на аутсорснат ИТ специалист, фирмата изпълнител дублира този специалист с един или повече други със същата квалификация, като по този начин ви гарантира непрекъсваемостта на бизнеса. Ако това се случи с inhouse служител, особенно когато са един или двама, фирмата може да остане без адекватна поддръжка на системите за неопределен период от време и от там да претърпи значителни щети. С отговорна и ангажирана компания, предоставяща IT поддръжка, практически можете да имате винаги достъпно IT – 24/7.

5. Проактивно мислене и действия

Разрешаването на софтуерни или хардуерни инциденти, както и проблеми на потребителите са само част от компютърната поддръжка, нужна на една компания. За да се избегнат критични проблеми и да се осигури непрекъсваемост на бизнеса, са необходими системни проактивни действия, целящи идентифицирането и предотвратяването на потенциални заплахи за инциденти още преди да са възникнали същите.

Ако фирмата разполага само с един ИТ специалист, то е доста вероятно, той да не може да се справи с всички оперативни задачи, които има, камо ли да има време за постоянен мониторинг и проактивни намеси върху IT инфраструктурата. Чрез използването на специализиран софтуер и централизиран съпорт от оперативен център, външният ИТ доставчик може непрекъснато да следи основните параметри на сървърите и мрежовите устройства. Непрекъснатото ИТ наблюдение и профилактика позволяват навременно да се установят прокуски или отклонения в различни аспекти на IT инфраструктурата и по този начин да се предотврати възникването на сериозни проблеми.